Microsoft deaktiviert voraussichtlich Ende April 2026 eine bisher verwendete Methode zum Versand von E-Mails über Office 365. Konkret betroffen ist der Versand über die Server "smtp.office365.com" und "smtp-legacy.office365.com", wenn dafür Benutzername und Passwort verwendet werden. Diese Methode – bekannt als "SMTP AUTH" bzw. "SMTP Basic Authentication" – wird dann dauerhaft abgeschaltet.
Um weiterhin E-Mails über die Website versenden zu können, ist eine Umstellung erforderlich.
Die folgenden Schritte führen durch den gesamten Prozess:
- Entfernen vorhandener Office365-Versandkonten
- Einrichten eines neuen Versandkontos über das NETZCOCKTAIL-Mailsystem
- Neues Versandkonto als Standard festlegen
- Funktion des E-Mail-Versands testen
⚠️ Achtung: Werden keine Änderungen vorgenommen, können voraussichtlich ab Ende April 2026 keine E-Mails mehr über Office365-Konten versendet werden.
1. Versandkonto löschen
Versandkonten, die auf SMTP AUTH mit Office 365 basieren, können voraussichtlich ab Ende April 2026 nicht mehr verwendet werden. Damit der E-Mail-Versand weiterhin funktioniert, sollten diese Konten rechtzeitig entfernt werden.
So lässt sich ein bestehendes Versandkonto löschen:
- Administrationsbereich öffnen: Navigiere im CMS zum Menüpunkt "E-Mails" und klicke auf "Externe Versandkonten".
- E-Mail-Adresse auswählen: Klicke in den Datensätzen auf die E-Mail-Adresse, die entfernt werden soll.
- Versandkonto löschen: Scrolle in den Einstellungen der ausgewählten E-Mail-Adresse ganz nach unten. Aktiviere die Checkbox "Das ausgewählte externe E-Mail-Konto unwiderruflich löschen." und klicke anschließend auf den Button "Löschen".
⚠️ Achtung: Nach dem Löschen ist ein Versand über diese Adresse nicht mehr möglich.
2. Einrichten eines neuen Versandkontos über das NETZCOCKTAIL-Mailsystem
Für den weiteren E-Mail-Versand im System steht eine neue Versandmöglichkeit über die NETZCOCKTAIL-Mailserver bereit. Hierfür muss eine E-Mail-Adresse als neues Versandkonto angelegt werden.
💡 Tipp: Wird die Domain über das NETZCOCKTAIL-System verwaltet, sind die erforderlichen DNS-Einträge (SPF und DKIM) bereits automatisch korrekt gesetzt. In diesem Fall sind keine weiteren Schritte notwendig.
Bei extern verwalteten Domains (z. B. bei Anbietern wie IONOS, Strato oder Hetzner) müssen die erforderlichen DNS-Einträge (DNS = Domain Name System, regelt u. a. den Mailversand einer Domain) eigenständig im System des jeweiligen Anbieters hinterlegt werden.
So lässt sich ein neues externes Versandkonto hinzufügen:
- Administrationsbereich öffnen: Navigiere zum Menüpunkt "E-Mails" und klicke auf "E-Mail-Verwaltung".
- Versandkonto anlegen: Klicke oben rechts auf den Button "Neu anlegen".
- E-Mail-Adresse eingeben: Hinterlege im ersten Feld den gewünschten lokalen Teil der E-Mail-Adresse (z. B. info, kontakt, newsletter). Wähle im Dropdown daneben die passende Domain aus (z. B. @meinunternehmen.de).
- Kontotyp wählen: Wähle einen beliebigen Kontotyp aus dem Dropdown-Menü. Es kann ein Konto mit der kleinsten Größe sein.
- Speichern: Klicke auf "Speichern", um das Versandkonto anzulegen.
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DNS-Einträge setzen (nur wenn die Domain nicht über NETZCOCKTAIL verwaltet wird): Wird eine Domain verwendet, die über einen externen Anbieter verwaltet wird (z. B. bei IONOS, Strato, Hetzner), erscheinen beim Anlegen zusätzliche DNS-Angaben ("SPF", "DKIM-Mail", "DKIM-Newsletter").
Diese Einträge müssen im DNS-System des Domain-Anbieters hinterlegt werden, damit das Versandkonto aktiv genutzt werden kann.-
SPF-Eintrag (Sender Policy Framework) setzen: Legt fest, welche Server im Namen der Domain E-Mails versenden dürfen.
⚠️ Achtung: Es kann bereits ein SPF-Eintrag für die Domain vorhanden sein. In diesem Fall darf kein zweiter, separater Eintrag erstellt werden – stattdessen müssen beide Einträge zusammengeführt werden.
Verwende dafür am besten einen Generator wie den SPF Record Generator oder kontaktiere das NETZCOCKTAIL-Service-Team.
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DKIM-Eintrag (DomainKeys Identified Mail) setzen: Signiert ausgehende E-Mails, sodass Empfänger die Echtheit prüfen können.
⚠️ Achtung: Wie diese Einträge gesetzt werden, hängt vom jeweiligen Anbieter ab. Bitte setze dich dazu direkt mit dem Service-Team deines Domain-Anbieters in Verbindung.
💡 Tipp: Teile die unten genannten Informationen deinem Administrator bzw. der IT-/Hosting-Verwaltung mit.
⚠️ Achtung: Ohne korrekte DNS-Konfiguration kann es zu Problemen beim Versand oder bei der Zustellung von E-Mails kommen. -
SPF-Eintrag (Sender Policy Framework) setzen: Legt fest, welche Server im Namen der Domain E-Mails versenden dürfen.
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Funktionstest: Öffne die "E-Mail-Verwaltung" und klicke in den "Datensätzen" auf die entsprechende E-Mail-Adresse. Hinterlege im Bereich "Einstellungen testen" eine E-Mail-Adresse, auf die du Zugriff hast, und klicke auf "Versenden". An diese Adresse wird anschließend eine Test-E-Mail gesendet, damit du die Funktionalität testen kannst.
3. Neues Versandkonto als Standard festlegen
Nach dem Anlegen des neuen Versandkontos sollte dieses in den E-Mail-Einstellungen als Standardkonto ausgewählt werden. Dadurch wird sichergestellt, dass E-Mails systemweit über das richtige Konto versendet werden.
So lässt sich ein E-Mail-Konto als Standard-Versandadresse festlegen:
- Öffne den Administrationsbereich: Navigiere im CMS zum Menüpunkt "E-Mails" und klicke auf "Standard-Versandadresse".
- Wähle die E-Mail-Adresse aus: Wähle im Dropdown-Menü die E-Mail-Adresse aus, die als Standard-Versandadresse festgelegt werden soll.
- (Optional) Newsletter-Versandadresse anpassen: Wenn du das Newslettersystem verwendest, ändere auch unter "Newsletter" → "Einstellungen" → "Versandadresse" die entsprechende "Absender (E-Mail)" auf das neue Versandkonto.
⚠️ Achtung: Falls in einzelnen Bausteinen individuelle E-Mail-Adressen oder Versandkonten hinterlegt wurden (z. B. bei Kontaktformularen), sollten auch diese geprüft und gegebenenfalls angepasst werden.
4. Funktion des E-Mail-Versands testen
Nach der Umstellung sollte überprüft werden, ob der E-Mail-Versand korrekt funktioniert.
- Formular auswählen: Verwende ein bestehendes Formular im System (z. B. ein Kontaktformular).
- Testanfrage durchführen: Sende eine Testanfrage über das Formular.
- E-Mail-Zustellung prüfen: Überprüfe, ob die Test-E-Mail erfolgreich versendet und empfangen wurde.
⚠️ Achtung: Sollte die E-Mail nicht ankommen, überprüfe die Konfiguration des Versandkontos sowie die DNS-Einträge (SPF und DKIM). Bei Problemen kontaktiere bitte das NETZCOCKTAIL-Service-Team.