Wenn du planst, für einige Zeit nicht erreichbar zu sein, ist es eine gute Idee, eine E-Mail-Abwesenheitsnotiz zu aktivieren. Dafür stehen dir zwei Varianten zur Verfügung. Zum einen kannst du deine Abwesenheitsnotiz direkt im Administrationsbereich deines NETZCOCKTAIL-Systems einrichten, alternativ kannst du dies auch über den Webmailer vornehmen. Die Abwesenheitsnotiz wird derzeit einmal täglich pro Absender-E-Mail-Adresse versendet.
💡Tipp: Die Abwesenheitsnotiz ist außerdem hilfreich, um über das Ausscheiden von Mitarbeitern und die Deaktivierung der E-Mail-Konten zu informieren. Sie kann auch verwendet werden, um automatische Antworten wie "Ihre Anfrage haben wir erhalten" zu versenden.
Administrationsbereich
Navigiere im Administrationsbereich zum Reiter "E-Mails" und klicke auf "E-Mail-Verwaltung". Scrolle nach unten zu den E-Mail Adressen und wähle die entsprechende E-Mail Adresse aus. Auf der folgenden Seite scrollst du bis zu "Abwesenheitsnotiz".
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Status: Aktiviere den Haken, um deine Abwesenheitsnotiz zu aktivieren.
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Betreff: Hinterlege den Betreff deiner Abwesenheitsnotiz. Dieser Betreff wird in der Betreffzeile jeder automatischen Antwortmail erscheinen. Wähle einen klaren und informativen Betreff, der den Empfänger sofort darüber informiert, dass es sich um eine Abwesenheitsnotiz handelt.
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Inhalt: Im Feld: „Inhalt“ gibst du den Text ein, der als automatische Antwort gesendet wird. Stelle sicher, dass du hier alle wichtigen Informationen angibst, wie z. B. den Grund der Abwesenheit und wann du wieder erreichbar sein wirst.
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Beginn der Abwesenheit: Wähle das Datum und optional die Uhrzeit, ab wann die Abwesenheitsnotiz aktiv sein soll. Dies ist der Zeitpunkt, ab dem das System beginnt, automatische Antworten zu senden.
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Ende der Abwesenheit: Wähle das Datum und optional die Uhrzeit, zu der die Abwesenheitsnotiz enden soll. Ab diesem Zeitpunkt werden keine automatischen Antworten mehr versendet.
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Eingehende Nachrichten: Wähle, wie mit eingehenden Nachrichten umgegangen werden soll.
- "Behalten": Aktiviere diese Option, wenn du möchtest, dass alle eingehenden E-Mails während der Abwesenheit im Posteingang behalten werden. Diese Einstellung ist besonders hilfreich, wenn du nach der Rückkehr alle E-Mails persönlich durchgehen und auf sie reagieren möchtest.
- "Löschen": Wenn du entscheidest, dass eingehende E-Mails während der Abwesenheit automatisch gelöscht werden sollen, aktiviere diese Option. Dies kann sinnvoll sein, wenn du eine große Menge an Spam erwartest oder sicherstellen möchtest, dass dein Posteingang nicht überfüllt ist, wenn du zurückkehrst. Außerdem kann es auch hilfreich sein, um die Absender darüber zu informieren, wenn die E-Mail-Adresse nicht mehr verwendet wird, aber eine Zeit lang noch Hinweise auf die neue Adresse gegeben werden sollen.
- "Umleiten an": Wenn eingehende E-Mails während deiner Abwesenheit an eine andere E-Mail-Adresse umgeleitet werden sollen, gib diese Adresse im Feld hier ein. Diese Funktion ist besonders hilfreich, wenn ein Kollege oder eine Abteilung die Anfragen in deiner Abwesenheit bearbeiten soll. Die E-Mails werden nicht im Posteingang gespeichert, sondern direkt umgeleitet.
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"Kopie senden an": Wenn du möchtest, dass Kopien der eingehenden Nachrichten an eine andere E-Mail-Adresse gesendet werden, gib diese hier ein. Dies ist nützlich, wenn eine andere Person während deiner Abwesenheit deine E-Mails überwachen soll.
- E-Mail (dieses Feld ist nur sichtbar, wenn "Umleiten an" oder "Kopie senden an" gewählt wurde): Trage hier die E-Mail-Adresse ein, die deine E-Mails erhalten soll.
Webmailer
Melde dich zunächst in deinem Webmailer an und navigiere zu den Einstellungen. Wähle den Unterpunkt "Abwesenheit". Hier kannst du alle relevanten Einstellungen zu deiner Abwesenheitsnotiz vornehmen. Die Abwesenheitsnotiz wird einmal täglich pro Absender-E-Mail-Adresse versendet.
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Betreff: Füge den Betreff deiner Abwesenheitsnotiz ein. Dieser Betreff wird in der Betreffzeile jeder automatischen Antwortmail erscheinen. Wähle einen klaren und informativen Betreff, der den Empfänger sofort darüber informiert, dass es sich um eine Abwesenheitsnotiz handelt.
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Inhalt: Im Feld: „Inhalt“ gibst du den Text ein, der als automatische Antwort gesendet wird. Stelle sicher, dass du hier alle wichtigen Informationen angibst, wie z. B. den Grund deiner Abwesenheit und wann du wieder erreichbar sein wirst.
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Beginn der Abwesenheit: Wähle das Datum und optional die Uhrzeit, ab wann deine Abwesenheitsnotiz aktiv sein soll. Dies ist der Zeitpunkt, ab dem das System beginnt, automatische Antworten zu senden.
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Ende der Abwesenheit: Wähle das Datum und optional die Uhrzeit, zu der die Abwesenheitsnotiz enden soll. Ab diesem Zeitpunkt werden keine automatischen Antworten mehr versendet.
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Status: Über das Auswahlfeld kannst du die Abwesenheitsnotiz ein- oder ausschalten.
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Eingehende E-Mails: Wähle, wie mit eingehenden Nachrichten umgegangen werden soll:
- "Behalten": Aktiviere diese Option, wenn du möchtest, dass alle eingehenden E-Mails während der Abwesenheit in deinem Posteingang behalten werden. Diese Einstellung ist besonders hilfreich, wenn du nach deiner Rückkehr alle E-Mails persönlich durchgehen und auf sie reagieren möchtest.
- "Löschen": Wenn du entscheidest, dass eingehende E-Mails während der Abwesenheit automatisch gelöscht werden sollen, aktiviere diese Option. Dies kann sinnvoll sein, wenn du eine große Menge an Spam erwartest oder sicherstellen möchtest, dass dein Posteingang nicht überfüllt ist, wenn du zurückkehrst. Außerdem kann es auch hilfreich sein, um die Absender darüber zu informieren, wenn die E-Mail-Adresse nicht mehr verwendet wird, aber eine Zeit lang noch Hinweise auf die neue Adresse gegeben werden sollen.
- "Umleiten an": Wenn eingehende E-Mails während der Abwesenheit an eine andere E-Mail-Adresse umgeleitet werden sollen, gib diese Adresse im Feld hier ein. Diese Funktion ist besonders hilfreich, wenn ein Kollege oder eine Abteilung die Anfragen in deiner Abwesenheit bearbeiten soll. Die E-Mails werden nicht im Posteingang gespeichert, sondern direkt umgeleitet.
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"Kopie senden an": Wenn du möchtest, dass Kopien der eingehenden Nachrichten an eine andere E-Mail-Adresse gesendet werden, gib diese hier ein. Dies ist nützlich, wenn eine andere Person während der Abwesenheit deine E-Mails überwachen soll.
- E-Mail (dieses Feld ist nur sichtbar, wenn "Umleiten an" oder "Kopie senden an" gewählt wurde): Trage hier die E-Mail-Adresse ein, die deine E-Mails erhalten soll.